Ведущий специалист (по работе с исходящей корреспонденцией)

Обязанности

Осуществлять работу по ведению делопроизводства, документированию, своевременной обработке входящей и исходящей корреспонденции МБУ "УКС", а именно:

- сортировка простой, заказной, факсимильной и электронной почтовой корреспонденции;

- ведение реестров отправляемой простой и заказной корреспонденции;

- своевременная отправка исходящей корреспонденции простой почтой: ввод выходных данных по каждому документу в реестр, штампование, заполнение, конвертирование, взвешивание, наклеивание марок на конверты;

- подготовка отчетов по расходованию конвертов и марок, используемых для отправки простой и заказной корреспонденции;

- своевременная отправка исходящей корреспонденции заказной почтой: ввод выходных данных по каждому документу в реестр, штампование, заполнение, конвертирование, взвешивание, наклеивание марок на конверты;

- штампование, заполнение и наклеивание марок на уведомления;

- подготовка списка почтовых отправлений в двух экземплярах по каждому списку: ввод исходящих данных, веса, стоимости согласно исчислениям весового сбора за пересылку простых, заказных писем и бандеролей, отправляемых населением и организациями;

- своевременная отправка ценных писем с объявленной стоимостью: ввод выходных данных по каждому письму в реестр, заполнение бланка описи;

- ведение и контроль журнала заказной исходящей корреспонденции;

- своевременная отправка исходящей корреспонденции электронной почтой (сканирование и отправка писем), а также по средствам факсимильной связи;

- систематизация списков внутренних почтовых отправлений (далее - СПО) и кассовых чеков;

- предоставление сотрудникам структурных подразделений МБУ "УКС" копий реестров, СПО и кассовых чеков;

- получение ценных почтовых отправлений (заказные письма, бандероли и извещения, периодические печатные издания);

- ввод информации о возврате исходящей корреспонденции в электронную базу данных;

- распределение и направление вернувшейся корреспонденции исполнителям (передача в дело);

- ввод информации в электронную базу данных о вручении исходящей корреспонденции адресатам;

- систематизация подлежащих возврату уведомлений о вручении

Требования

• Наличие образования от среднего профессионального;
• Знание компьютера на уровне пользователя (Windows, MS Office, Internet), владение навыками работы с оргтехникой;
• Элементарные навыки в области делопроизводства

Личные и деловые качества: ответственность, коммуникабельность, умение работать в коллективе, стрессоустойчивость, навыки четкой организации и планирования выполнения порученных заданий, умение рационально использовать рабочее время

Условия

оформление по ТК РФ, полный соц. пакет, пятидневная рабочая неделя, соблюдение Производственного календаря

Компания